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如何對文件做集中管控?
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2022-03-30 17:15:05
近期北京中體駿彩信息技術有限公司（以下簡稱中體駿彩）簽約賽凡科技，借助賽凡智云企業云盤，實現大量辦公文檔數據的集中存儲、統一管理。助力公益體彩，娛樂競猜生活。
中體駿彩簡介
北京中體駿彩信息技術有限公司是由中體彩科技發展有限公司（國家體育總局體育彩票管理中心控股子公司）及香港馬會業務創展（中國）有限公司（香港賽馬會在香港設立的全資子公司）共同設立的中外合作企業。
駿彩公司作為中國體育競猜彩票獨家技術服務商，以促進中國體彩事業的競彩業務發展為宗旨，規劃、設計、開發滿足中國體育競猜彩票需求的技術平臺，并提供高效安全、能夠促進業務穩定持續發展的服務，確保系統高可用性。
中體駿彩難點
隨著公司信息化快速推進，業務范圍不斷擴展，企業的數據量越來越大，必然面臨企業數據如何安全存儲及如何安全高效的傳輸和共享等問題，傳統的數據庫存儲方式已經無法完全滿足企業的需求。中體體彩公司的大量文件管理存下如下問題：
1、知識庫管理：
體彩公司培訓文檔、知識文檔、檔案資料等資料數量龐大，且分散存儲或保存在員工個人電腦中，極易造成資料丟失或泄露。
檔案文件普遍以紙質方式保存，手工整理工作量大，檔案查找難、搜索慢、借閱難，利用效率低。
知識文檔缺乏統一維護，知識更新、查找速度慢，難以建立完整的知識圖譜。
公司機密資料存放于員工辦公電腦中，秘密資料泄露風險大。
2、分享調閱文件：
公司在年度審計、等保測評時，服務商（審計事務所等）來調閱文件效率很低，需大量人員配合查找證明文件，工作強度大，且資料容易在服務過程中泄露或丟失。
3、分公司IT建設：
體彩公司的各省市級分公司IT建設比較滯后，缺乏統一的數據資產管理平臺，黨建管理、財務管理、合同管理、人事管理等沒有統一規范，公司數字資產丟失、泄露問題嚴重，數字化建設任重道遠。
中體駿彩難點解決方案
針對上述提到的問題與需求，我方推薦使用賽凡智云企業云盤（旗艦版），構建全新的數據資產管理體系，有效解決上述問題與需求。
1、知識文檔集中存儲、統一管理
賽凡智云提供一體化文檔集中存儲與管理平臺，將分散在各終端設備的知識文檔資料，實時同步到云盤中重要資料得到集中歸檔與備份。大文件（高清圖片、音視頻等）通過局域網高速傳輸到云盒中，顯著提高辦案效率。
我的空間、群組空間、公共空間獨立分開，其中“公共空間”由管理員維護，用于存儲企業知識中心文件，沉淀企業的數據資產，發貨數據資產價值。
2、快速文件檢索
提供檢索功能，可根據文件名、文件內容關鍵字，快速篩選員工需要查找的案件文件；同時可自定義文件收藏功能，文件標簽，快速訪問常用文件資料。
3、精細化權限控制
根據不同文件的分類和保密程度，應用精細化權限分配，靈活配置：可見、預覽、編輯、版本控制、下載、移動、復制、重命名、刪除、評論、鏈接分享、發送給同事、成員管理、權限管理、新建、上傳等多種權限控制，無關人員無法查詢、下載、分享、編輯關鍵案件文檔，充分保障文檔的安全性和隱私性。
4、安全防護
本地化存儲：智能云協作平臺所有數據都在本地云存儲，無懼云服務商的內容審查、刪除行為。同事也防止案件機密信息泄露。
空間隔離：個人空間的數據只對本人可見，群組空間和公共空間數據只對群組成員可見。系統不設置超級管理員，防止文件泄露隱患。
傳輸加密：云協作平臺提供Https訪問，通過傳輸加密和身份認證保證了文件在網絡傳輸過程的安全性。
密碼保護機制：加強的密碼規則保護機制，防止密碼暴力破解。
審計日志：記錄用戶每次的操作日志，包括操作時間、操作用戶、操作對象、操作詳情、操作終端、IP地址。
5、內部分享、外部鏈接
在需要外部協作、交互文件時，通過分享、外鏈功能高效完成案件文件交互工作，提高協作辦案效率。內部分享功能可以分享給個人或某個部門，可設置下載和在線編輯權限。
外鏈共享功能可快速與案件相關的人員交互文件資料，更高效的完成證據收集、整理、打印裝訂、上報、分享、歸檔全過程。可設置提取碼分享或公開分享，鏈接過期時間，下載和上傳權限。
6、多終端、遠程辦公
賽凡云盤提供兩種內網穿透技術：云主機代理轉發和外網IP/NAT模式，方便員工從外網訪問云盤內的文件。外出工作時無需背負電腦，一部手機，所有信息盡在掌握。
對中體駿彩而言，賽凡智云企業云盤能夠安全有效的解決重要文檔的存儲管理需求，這是建立起敏捷協作的基礎。而對于提高公司協作方面，賽凡智云云盤可以迅速融入公司業務運作中，不僅可以提供中體駿彩人員部門間的高效協作，也可以幫助其建立與各省市公司、服務商、合作伙伴之間的協作渠道。助力中體駿彩從業務流程到管理模式，全方位升級。
關鍵詞：中體駿彩,賽凡智云,文件存儲管理
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